Scout Web Portail, le moteur de site internet scout
Description du module des Finances
Sommaire:
- Qui peut voir ce que je fais ?
- Qui peut modifier les infos de ma section ?
- Options du module
- Définitions
Qui peut voir ce que je fais ?
Vos comptes ne sont visibles que par les membres de ton staff ainsi que le staff d'unité. Il est néanmoins possible de désactiver le privilège du staff d'unité en modifiant les Options du module.
Si tu envisages de faire le changement, il est vivement conseillé de demander l'autorisation du staff d'unité lors d'un Conseil. En effet, ce droit de vision fait partie de leur prérogatives. A eux de décider s'ils acceptent de vous laisser vous en occuper sans qu'ils puissent suivre l'évolution.
Qui peut modifier les infos de ma section ?
Il n'y a que les membres de ton staff qui ont le droit de faire bouger quelque chose à la gestion du compte de ta section. Le Staff d'unité n'a qu'un droit de vue (négociable). Attention, cela signifie que tout animateur de ta section peut créer, modifier ou supprimer des informations.
Nous recommandons aux staffs d'élire une personne qui sera le/la trésorier/ère et qui se chargera d'inscrire les mouvements. Les autres pouvant voir et vérifier l'état des finances de la section, et sa mise à jour.
Options du module
Cette partie est réservée au webmaster et au staff d'unité.
Elle est accessible en cliquant sur l'icône 
à côté du titre général "Gestion des
finances".
Vous avez là la possibilité de choisir si le staff d'unité
à l'autorisation de voir vos comptes (sans pouvoir y toucher), ainsi
que le nombre des dernières opérations qui apparaîtront
sur la page principale.
Définitions
Le Projet :
Prenons les choses dans l'ordre: chaque section peut créer plusieurs comptes, chaque compte comporte des opérations faisant varier son solde, et chacune de ces opérations doit être associée à un Projet.
Exemples :
Le projet Nourriture sera associé à tout retrait d'argent effectué lors
d'un achat de nourriture.
Chaque calendrier rapporte une somme d'argent qui sera associée au projet Calendrier
Au camp, toute opération concernant le matériel sera associé au projet Matos Camp
...
Le type de projet :
Il existe deux type de projet différent: le type Normal et le type Groupe.
Le type Groupe est nécessaire lorsque chaque membre de la section doit payer une même somme
(cotisation, goûter, journée spéciale, Hike, Camp, ...).
Ainsi il sera possible de gérer l'état de chaque personne de ta section.
Exemples :
Pour un hike, chaque membre doit payer 20€. Un projet de groupe Hike
créera une colonne (à la page de gestion du groupe) te permettant d'afficher l'état de paiement de
chaque personne de ta section.
Le projet Cotisation permettra de gérer le paiement de chaque membre. Il est aussi possible
d'associer le paiement de la quote-part revenant à la fédération comme une opération liée à ce projet de groupe.
...
Les comptes
Vous pouvez créer plusieurs comptes. Un système serait de créer un compte pour chaque année, ce qui permettrait de pouvoir faire des comparaisons ou des estimations en se basant sur le compte d'années précédentes.
Créer un compte
Pour créer un compte, rends-toi sur la page index.php?page=gestionfinances en cliquant sur le lien Gestion des finances. Cliques ensuite sur le bouton "Ajouter un compte".
Il t'est alors demandé d'indiquer le montant initial du compte (le solde du compte au moment
où tu le crées) et le nom du compte. La dernière ligne indique à quelle section sera liée ce
compte (la tienne, si tout va bien).
Un message d'erreur apparaîtra si tu ne remplis pas les deux champs. Dans le cas contraire, tu verras le nouveau
compte s'ajouter dans le tableau de la liste des comptes.
Tu remarques aussi qu'il y à deux icônes pour chaque compte: l'icône 
pour supprimer un compte et l'icône pour le modifier.
Modifier un compte
La modification d'un compte consiste à changer le montant initial du compte, ou le nom de ce dernier.
Pour ce faire, clique sur l'icône de la ligne du compte que tu veux modifier.
Un formulaire semblable à celui de la création d'un compte apparaît.
Effacer un compte
La suppression d'un compte consiste à effacer de la base de donnée toutes les informations
concernant le compte, c'est-à-dire que les opérations, les personnes et les projets associés au compte.
Pour ce faire, clique sur l'icône de la ligne du compte que tu veux supprimer.
Une confirmation te sera demandée.
Les opérations
Pour accéder aux détails d'un compte, il te faut simplement cliquer sur l'intitulé de celui-ci.
La page contient plusieurs zones:
Un tableau Dernières Opérations :
Ce tableau reprend par défaut les 5 derniers mouvements du comptes avec les informations relatives
aux opérations (c-à-d la date, le montant de l'opération (un signe négatif
représentant un retrait/dépense et un signe positif un versement/recette), la
description de l'opération et l'abréviation du projet auquel cette opération
est associée); ainsi que les icônes permettant de supprimer ou de modifier l'opération
se trouvant sur la même ligne.
Un lien au dessus propose de voir toutes les opérations, et pas simplement les 5 dernières.
Il est possible pour le webmaster et le staff d'unité de changer la valeur du nombre d'opérations reprise dans le tableau du récapitulatif en modifiant les options du module.
Un tableau Bilan des projets :
Ce tableau contient un récapitulatif des projets existant pour le compte.
Il y a la possibilité d'effacer ou de modifier le projet ou de voir la liste des opérations qui y sont
associées (il faut cliquer sur le nom du projet).
Un tableau Bilan de l'année :
Ce tableau est explicite : on peut voir si la section à réalisé une perte ou un profit depuis de début de l'année.
Ajouter une opération
Sous le tableau reprenant les dernières opérations se trouve un bouton Ajouter une opération.
Cliques sur ce bouton lorsque tu veux ajouter une opération qui n'est pas un paiement d'un membre
pour une activité de groupe (voir modifier l'état d'une personne).
La page se présentant alors comporte un formulaire avec différents champs à remplir:
Date :
Ce champ contient la date du jour, tu peux la modifier pour inscrire la date à laquelle l'opération que tu veux ajouter à été effectuée.
Commentaire :
Ajoute un court commentaire sur l'opération (ex: Scies et Pioches).
Projet :
Si ton opération n'est pas la première de la catégorie, sélectionne-là dans la liste déroulante. Sinon, laisse la liste déroulante sur nouveau projet ==> et tape une catégorie et une abréviation dans les champs de droite (ex: Outils et Out).
Recette - Dépense :
Si ton opération est un retrait du compte, coche la case dépense, sinon, coche Recette.
Montant :
Et enfin, indique le montant de l'opération dans cette case.
Editer une opération
Tu peux éditer une opération en cliquant sur l'icône
se trouvant sur la même ligne. Il est aussi possible de modifier une opération à partir du tableau contenant
les détails d'un projet.
Ensuite, il te reste à remplir le formulaire, comme lors de l'ajout d'une opération.
Effacer une opération
Tu peux supprimer une opération en cliquant sur l'icône
se trouvant sur la même ligne. Il est aussi possible de supprimer une opération à partir du tableau contenant
les détails d'un projet.
Les projets
Les opérations sont toutes associées à un projet.
Cela permet de faire un bilan financier pour chacun d'eux, ainsi que de pouvoir visualiser uniquement les opérations
qui se rapportent à un projet, en cliquant sur le nom d'un projet, dans le tableau Bilans des Projets.
Le tableau ne montre que le nom et l'abréviation des projets, ainsi que le bilan financier de ceux-ci.
Il est possible de modifier les informations ou de supprimer un projet en cliquant sur les icônes correspondantes.
L'action de cliquer sur le nom d'un projet dans ce tableau ouvre une page contenant le détail du projet.
De cette page, il est possible d'ajouter des opérations au projet qui est affiché.
Ajouter un projet
Cette action est possible en cliquant sur le bouton du même nom, situé à côté du bouton Ajouter une opération.
La première chose qu'il t'est alors demandé, c'est de choisir le type de projet (voir Définitions).
Selon le type de projet défini, il te sera demandé de remplir un formulaire en donnant le Nom, l'Abréviation et le Montant
du projet. Un projet Normal ne doit pas prendre en compte un prix à payer par chaque membre, c'est pour cela que
le champ Montant n'apparaît pas pour le type de projet Normal et est défini automatiquement à 0,00.
Le prix du projet décide donc du type de projet.
On va voir plus loin qu'il est possible de transformer un projet Normal en projet de Groupe et vice-versa.
Modifier un projet (et traitement de masse)
Pour modifier un projet, il faut cliquer sur l'icône
à côté du nom du projet, dans le tableau de Bilan des Projets.
Un formulaire se présente avec le Nom, l'Abréviation, le
prix et selon le type de projet (Normal ou de Groupe) un choix parmi
3 propositions.
C'est le prix qui indique qu'il s'agit d'un projet de Groupe ou non. Si tu veux transformer le type de ton projet,
indique le prix de l'activité pour en faire un projet de Groupe, ou indique un prix nul pour en faire un projet Normal.
Le choix par mis les 3 propositions est un choix de traitement de masse des membres de ta section. Ce choix n'est proposé que si ton projet est un projet de Groupe. Tu peux choisir tous payé pour indiquer que tous les membres de ta section ont payés l'activité, tous impayé pour indiquer à l'inverse que personne n'a payé l'activité. Un dernier choix (Ne rien changer) ne modifiera pas l'état de paiement des membres de ta section.
Effacer un projet
La suppression d'un projet se fait en cliquant sur l'icône adéquate, à côté du nom du projet que tu veux effacer - dans le tableau des Bilans des projets.
Attention, la suppression d'un projet entraîne la suppression de toutes les opérations qui étaient liées à ce projet, qu'il soit Normal ou de Groupe.
Le groupe
Un tableau contenant les membres de la section et les projets de groupe est accessible en cliquant sur le lien
en haut à droite "Voir le tableau des activités de groupe". Les activités
sont labellées par leur abréviation pour gagner de la place (imagine si tu as 10 projets de groupe en fin d'année).
Cependant si tu survoles l'abréviation, le nom complet s'affichera sous le curseur de ta souris.
Ce tableau résume l'état de paiement de chaque membre, pour chaque activité de groupe.
La légende en bas de page indique clairement la signification des icônes d'état.
Créer une activité
Sous le tableau d'état se trouve trois boutons, dont un pour ajouter une activité.
L'action qui résulte de l'appui sur ce bouton est exactement la même que celle résultant de l'appui sur le
bouton Ajouter un Projet (voir Ajouter un Projet). Ce qui
est logique puisque toute Activité est un Projet (mais pas l'inverse).
Modifier une activité
Il est possible d'accéder au formulaire de modification du projet en cliquant directement sur son abréviation.
A nouveau, la procédure est identique à celle décrite lors de la Modification d'un Projet.
Effacer une activité
La suppression d'une activité peut se faire selon deux manières différentes :
a) A partir de la page de Gestion des finances (voir effacer un projet)
b) A partir de la page de Gestion du groupe:
Il faut cliquer sur le bouton central sous le tableau d'état. Une liste déroulante proposant uniquement les
activités de groupe se présente. Il suffit de choisir l'activité que tu veux effacer.
Attention : ici encore, la suppression d'une activité entraînera la suppression de toutes les opérations qui y sont liées.
Les personnes
Ajouter une personne
Le troisième bouton sers à ajouter des personnes qui ont participé à une activité de groupe et qui doivent payer leur participation.
Exemple :
Lors du Hike de Novembre, la section à accueilli 3 intendants
qui doivent payer l'assurance et leur nourriture. Après avoir créé le Projet de Groupe Hike,
tu ajoutes 3 personnes. Le montant à payer étant inférieur au prix demandé aux animés pour le Hike,
tu ne leur assignera qu'un paiement partiel lorsqu'ils auront payés.
Il ne reste plus qu'à leur assigner l'état absent pour toutes les autres activités (voir Modifier l'état d'une personne).
Modifier l'état d'une personne
Pour modifier l'état d'une personne, il faut cliquer sur l'icône à côté du nom de la personne que tu veux mettre à jour.
Une personne peut se trouver dans 4 états : Payé, Partiel, Absent ou Impayé.
Payé doit être assigné lorsque le membre à complètement payé l'activité. Il est représenté par l'icône
Partiel doit être assigné lorsque le membre à payé une partie de l'activité. Un champ te permettant
d'écrire le montant partiel exact que le membre à versé se trouve juste à côté de l'icône paiement partiel 
.
Absent doit être assigné lorsque le membre était absent pour l'activité. Il est représenté par l'icône 
.
Impayé doit être assigné lorsque le membre n'a toujours pas payé l'activité. C'est l'état par défaut, il est représenté par l'icône .
Attention :
Si tu veux indiquer que le membre à payé partiellement, il FAUT que la case soit cochée.
Sinon l'opération qui sera enregistrée sera celle relative à la case réellement cochée, même si tu as indiqué un montant dans le champ du paiement partiel.
Supprimer une personne
Il suffit pour cela de cliquer sur l'icône à côté du nom de la personne.
Les personnes extérieures qui ont participé à une activité de groupe et devant payer un prix, ne sont pas des membres
de l'unité. Lorsque tu les crées, il ne sont visibles que sur cette page
(finance_groupe).
Il n'est pas possible
de supprimer d'autres membres que ceux créés exclusivement pour un projet. C'est pourquoi il n'apparaît pas de telle
icône pour les vrais membres.
Quand le webmaster change de section
Lorsque le webmaster désirera changer de section, suite à un passage lors d'une
nouvelle année par exemple, il lui faudra changer l'association à sa
section qu'il a créée lors de sa première connection. Le seul
moyen est de faire en sorte que ce soit à nouveau sa première connection.
Autrement dit, il faudra que le webmaster crée un compte fictif qui aura le
statut de webmaster, qu'il se connecte avec cette nouvelle personne et qu'il
se rende sur la page des finances. Il lui sera donc logiquement demandé
de choisir une section d'appartenance (le script considérera qu'il y a un nouveau webmaster). Qu'il choisisse "Aucune section" et
se déconnecte ensuite.
Il ne reste plus qu'au webmaster de se reconnecter sur son compte habituel et
de se rendre à nouveau sur la page des finances, et de choisir sa nouvelle section
lorsqu'il lui sera à nouveau demandé de s'associer à une section.
Page générée en 0.15 secondes (3 requêtes)